Програма дозволяє планувати обсяги продажів і закупівель у кількісних і сумових показниках, обсяги збирання (розбирання) у кількісних показниках, а також виконувати асортиментне планування продажів. Планування продажів Прогнозування продажів може виконуватися в розрізі окремих складів або в розрізі форматів магазинів (складів), в розрізі менеджерів, клієнтів, або окремих угод з клієнтами. План продажів фіксується на певний період часу із заданою періодичністю плану: тиждень, декада, місяць тощо. Програма надає звіти для план-фактного аналізу виконання планів усіх видів. Асортиментне планування продажів Асортиментне планування продажів надає такі можливості: планування продажів у розрізі товарних категорій; планування продажів у розрізі форматів магазинів і номенклатури; деталізація загального плану продажів за категоріями до номенклатури із застосуванням коефіцієнтів розбиття; управління колекціями товарів; заповнення планів продажів і закупівель за асортиментом; використання середньої ціни продажу. Планування закупівель Планування можна здійснювати з різним ступенем деталізації. Під час планування можуть використовуватися джерела даних: планові і фактичні обсяги закупівель і продажів; обсяги замовлень; товарні залишки та інші джерела. Також передбачена можливість планування збирання (розбирання) у кількісних показниках. Є можливість формування замовлень постачальнику на підставі планів закупівлі та планів збирання, а також формування замовлень на збирання (розбирання) на підставі планів складання збирання (розбирання).

Умови роботи з клієнтами Для реєстрації типових умов продажу, що застосовуються до сегменту партнерів (оптові клієнти, дистриб’ютори, мережеві магазини тощо), передбачені типові угоди з клієнтами, використання яких дозволить встановити: цінові умови (ціни та знижки); фінансові умови (валюта, графік, форма оплати, порядок розрахунків); логістичні умови (склад відвантаження, термін поставки); інші (організація, оподаткування, сегмент клієнтів, сегмент номенклатури та інші умови). Типова угода підходить для роботи з необмеженою кількістю клієнтів. Можна формувати різні типові угоди, якщо розрізняються умови продажів різних груп товарів (сегментів номенклатури). Основне завдання фіксації умов продажу в угоді — автоматичний контроль їхнього дотримання під час продажу товарів. Для тих клієнтів, робота з якими здійснюється на особливих умовах, можна задати індивідуальні умови продажу. Індивідуальні умови продажу реєструються за допомогою індивідуальної угоди для конкретного клієнта. Індивідуальна угода може бути сформована на підставі даних типової угоди з клієнтом. В індивідуальній угоді можна уточнити умови типової угоди. Наприклад, можуть бути вказані організація, контрагент, склад, графік оплати, якщо вони не визначені в типових умовах продажу. Прикладне рішення контролює дотримання правил продажу: продаж із відхиленням від встановлених правил може бути здійснений тільки після додаткового погодження з керівником або іншими відповідальними особами. Погодження угод виконується за допомогою бізнес–процесу “Узгодження угод із клієнтами”. Для відображення даних конкретного юридичного документа передбачена можливість ведення договорів із клієнтами. Облік за договорами можна вести в будь-якому випадку, незалежно від того, використовуються чи ні угоди для реєстрації правил продажів на підприємстві. Договір укладається між конкретною організацією підприємства й організацією стороннього підприємства (контрагентом). Встановлення цін Прикладне рішення дозволяє визначити різні види цін товарів. Для кожного виду ціни визначаються валюта ціни, правила розрахунку, метод округлення та інші характеристики. Для кожного виду ціни визначаються свої правила розрахунку (спосіб встановлення ціни). Передбачена можливість призначити алгоритми розрахунку цін: на основі даних, що зберігаються в інформаційній базі; у вигляді довільних формул. Правила розрахунку цін можуть бути деталізовані до цінових груп товарів. Для кожної цінової групи товару може бути задана своя формула розрахунку. Для створення формул розрахунку можна використовувати конструктор формул. Розрахунок цін на основі даних інформаційної бази надає різні можливості. Наприклад, можна отримати дані про мінімальну ціну ринку на основі зареєстрованих даних про ціни конкурентів і постачальників. Умови за знижками (націнками) Передбачена можливість призначати ручні й автоматичні знижки (націнки). Знижки (націнки) можуть застосовуватися як в оптовій, так і в роздрібній торгівлі. Знижка (націнка) може бути призначена: конкретному клієнту відповідно до умов продажу (в разі оформлення індивідуальної угоди з клієнтом) або групі клієнтів відповідно до умов продажу (в разі оформлення типової угоди з клієнтами); за картою лояльності певного виду, пред’явленою клієнтом; у разі оформленні продажів із конкретного складу (магазину). Передбачено призначення як процентної, так і сумової знижки (націнки), а також надання бонусних знижок (подарунків, знижок кількістю). Знижка кількістю застосовується в тому випадку, якщо в якості бонусу (подарунка) надається такий же товар. Подарунок застосовується в тому випадку, якщо під час купівлі певної кількості товарів із якогось сегмента необхідно надати в подарунок інший товар. Знижка (націнка) може бути призначена за певним сегментом номенклатури, на будь-яку номенклатуру зі списку. Відсоток і сума знижки можуть бути уточнені для кожної цінової групи. У прикладному рішенні передбачено різні типові схеми умов надання знижок (націнок) (за разовий обсяг продажів, за форму оплати, за час продажу та інші.). Знижки (націнки) можуть бути об’єднані в групи, для кожної з яких визначається правило спільного застосування знижок (націнок) всередині групи. Можуть бути різні варіанти спільного застосування знижок (націнок): Мінімум — у разі спільної дії знижок (націнок) в одній групі буде обрана знижка з мінімальним значенням; Максимум — у разі спільної дії знижок (націнок) в одній групі буде обрана знижка з максимальним значенням; Додавання — у разі спільної дії знижок (націнок) в одній групі знижки (націнки) будуть складатися, тобто буде застосована знижка (націнка), яка дорівнює сумі знижок або націнок; Множення — у разі спільної дії знижок (націнок) в одній групі знижки (націнки) будуть застосовуватися послідовно; Витіснення — у разі спільної дії знижок (націнок) в одній групі буде діяти тільки знижка, яка має найвищий пріоритет у групі. Допустимі значення ручних знижок для оформлення продажів можуть бути обмежені. Обмеження можуть бути визначені для конкретних менеджерів (користувачів) або для конкретних клієнтів (в угодах про умови продажів). Обмеження ручних знижок (націнок) можна також деталізувати до цінових груп. Передбачено можливість завантаження нових знижок (націнок) з довільними умовами надання, використовуючи зовнішні додаткові обробки.

Автоматизація бізнес-процесу продажу Для підвищення ефективності "довгих" продажів, у системі передбачена можливість автоматизації повного процесу управління угодою. Підтримуються кроки бізнес-процесу, починаючи з моменту погодження комерційної пропозиції на підставі даних про первинний інтерес клієнта в оформленій із ним угоді, продовжуючи формуванням комерційної пропозиції, погодженням вартості, графіка оплат і поставок, укладенням договору забезпеченням угоди товаром, і закінчуючи контролем виконання зобов’язань щодо оплати та відвантаження. Крім того, реалізовано спрощений режим управління процесом продажу з ручним переміщенням етапами. Допускаються різні види процесів, з різним складом етапів. Для них підтримується зберігання допоміжних документів — регламентів, інструкцій, шаблонів документів і інших матеріалів, необхідних упродовж життєвого циклу процесу. Усі процеси продажу (угоди) реєструються в системі. Вони об’єднують у єдине ціле всю інформацію, накопичену в системі у процесі підготовки та виконання продажу: електронну пошту, відомості про дзвінки, зустрічі, оформлення замовлення, рахунки, накладні, додаткові файли тощо. Це допомагає максимально зручно організувати роботу менеджерів із продажу. Використання регламентованих процесів продажів дозволяє керувати якістю обслуговування клієнтів, оперативно отримувати інформацію: терміни обробки операцій на етапах процесів продажів; вузькі місця процесів (кількість програшів і втрачений потенціал на етапах); імовірнісний прогноз надходження грошових коштів; графічне (у вигляді діаграми "воронка продажів") подання стану процесів продажів; докладний стан процесів: кількість угод (в роботі, виграних і програних) і потенціал в розрізі етапів процесів продажів; відхилення від середніх значень в розрізі менеджерів, партнерів та видів угод. На підставі статистики угод можна оцінити ймовірність їхнього успішного здійснення. Отже, система автоматизує й підтримує не тільки стадію продажу, а й підготовку продажів. Система дозволяє аналізувати ступінь задоволення первинного попиту клієнтів. Усі ці можливості дозволяють удосконалити роботу відділу продажів. Комерційні пропозиції Комерційні пропозиції дозволяють фіксувати історію переговорів із клієнтом щодо визначення складу й умов продажів. Менеджер формує комерційну пропозицію. Комерційна пропозиція може бути сформована у форматах .doc (Microsoft Word), .odt (OpenOffice), *.mxl; Менеджер відсилає комерційну пропозицію клієнту; Клієнт надсилає відповідь, яка фіксується у вигляді комерційної пропозиції, що введена на підставі вихідної комерційної пропозиції; За результатами погодження менеджер вказує ті позиції, за якими з клієнтом погоджені умови. Після того, як комерційну пропозицію погоджено й договір укладено, виконання поставок виконується в рамках замовлень. Управління замовленнями клієнтів Замовлення є "центром управління" всіма подальшими діями його виконання. Управління процесом виконання замовлення здійснюється через відповідні статуси і стани документа. Стан замовлення розраховується автоматично й сповіщає про поточний стан справ на замовлення у міру проходження бізнес-процесу продажів. У будь-який момент менеджер може отримати детальну інформацію про стан замовлення: яким чином має бути оплачене замовлення клієнта відповідно із зазначеними в ньому етапами оплати, станом оплати за замовленням та станом відвантаження за замовленням. Для підвищення зручності забезпечено візуальне відображення стану забезпечення замовлень. Програма автоматично контролює відповідність замовлень умовам торговельних угод, не дозволяючи відхилятися від них користувачам, які не мають відповідних прав. Для погодження відхилень від умов угоди може використовуватися бізнес-процес “Узгодження замовлення”. Система автоматично направляє уповноваженим користувачам завдання на погодження замовлення й затверджує його за умови наявності позитивного рішення відповідальних за погодження осіб. Можливо увімкнути відокремлений облік собівартості для будь-якого замовлення. Цей режим обліку дозволяє точно визначити рентабельність окремого замовлення. Рішення надає можливість вказати графік оплати за замовленням (як у частині авансових платежів, так і в частині платежів із погашення дебіторської заборгованості). Це дозволяє планувати надходження виторгу в розрізі днів, контролювати дотримання клієнтом обумовлених термінів оплати, виділяти прострочену дебіторську заборгованість. Прострочена заборгованість може бути проаналізована в розрізі тих етапів оплати, які зареєстровані в замовленні клієнта. Програма дозволяє автоматично забороняти відвантаження клієнтам із терміном заборгованості, що перевищує встановлений ліміт. У разі оформлення відвантаження без замовлення також передбачено зазначення дати оплати, якщо оформляється відвантаження в кредит. Крім планування коштів і контролю дебіторської заборгованості, інформація про дотримання графіка оплат враховується під час обробки замовлення клієнта. Товари під замовлення будуть закуповуватися тільки після отримання оплати за етапом "Аванс", для початку відвантаження товарів на замовлення, крім оплати авансу, повинна надійти оплата за етапом "Передоплата". Інформація про замовлення, за якими може бути виконане відвантаження товарів, автоматично формується у вигляді списку розпоряджень на відвантаження. Під час формування списку відвантажень враховуються дати відвантажень, зазначені в замовленнях. Контроль виконання розпоряджень ведеться з точністю до окремих позицій замовлення. Система запобігає "перевиконанню" розпорядження, щоби відвантажена кількість не перевищувала замовлення. Ведеться облік планової та фактичної заборгованості в розрізі замовлень, термінів оплати й документів розрахунків. Для продажів у партнерську мережу передбачена оптимізація роботи з групами партнерів за однаковими правилами продажів. З метою максимально швидкої обробки потреб партнерів із дотриманням корпоративних правил обслуговування, може бути використаний такий короткий бізнес-процес обробки замовлення, якщо це необхідно . Самообслуговування клієнтів У програмі передбачена можливість самостійної реєстрації замовлень клієнтами через інтернет. Клієнту надається доступ до інформаційної бази і вказується пароль входу. Працюючи в системі самообслуговування, клієнт може виконати такі дії: Подивитися загальну інформацію за своїм замовленням. Оформити нове замовлення, вказати спосіб доставки. Під час підбору в замовлення, клієнт може переглянути картку товару з коротким описом і фотографією товару. Подивитися стан замовлень. Проконтролювати стан взаєморозрахунків, уточнити свої дані. Зареєструвати скаргу або претензію, бачити стан її обробки. Зареєструвати заявку на повернення. Оформити звіт про продажі, якщо клієнт є комісіонером. Оформити акт розбіжностей під час приймання товарів. Зареєструвати плани закупівель товарів. Отримувати автоматичні повідомлення за результатами подій в інформаційній базі або на основі аналізу даних. Інформація, яка введена зовнішнім користувачем, автоматично з’являється в інформаційній базі. Замовлення, що оформлені зовнішнім користувачем, обробляються, як будь-які інші замовлення. Автоматизація продажів групи торгових компаній/холдингу Підтримується схема роботи "Інтеркампані": товар закуповується на одні організації компанії, а продається від особи інших організацій. В цій схемі роботи відповідно до налаштованих правил автоматично підбирається організація-власник товару, що продається, оформляється перепродаж товару між організаціями в середині компанії. Управління торговими представниками У програмі реалізована функціональність з управління торговими представниками (торговими агентами): закріплення клієнтів за агентами, призначення графіка відвідування, планування відвідувань клієнтів, формування детальних завдань зі збору замовлень і рішенням інших довільних питань. За результатами відпрацьованих завдань в інформаційній базі можуть бути автоматично створені замовлення клієнтів. Також фіксується інформація про витрати торгового представника (авансові звіти) і зібрана інформація про клієнтів. Передбачена також можливість самостійної роботи торгових представників без оформлення попередніх завдань: Торговим представникам передається інформація про товари і клієнтів. Після роботи з клієнтами торговий представник фіксує оформлення замовлення, уточнює відомості про клієнтів або вводить дані про нових клієнтів, фіксує дані про витрати. Аналіз діяльності торгових представників проводиться за допомогою різних звітів: можна порівняти діяльність торговельних представників із погляду ефективності їхньої роботи, а також провести план-фактний аналіз діяльності торгових представників.

Програма дозволяє автоматизувати управління продажами через власну мережу магазинів. Для мережі магазинів є можливість: Формування асортименту товарів відповідно до форматів магазинів (супермаркет, магазин біля будинку, бутик тощо). Встановлення кількісних обмежень (квот) для категорій товарів у магазинах різних форматів. Визначення складу товарної категорії — які саме товари будуть представляти кожну категорію в кожному форматі. Визначення ролі товару в асортименті, стадії асортименту і призначення виду цін для товарів асортименту. Проведення аналізу асортименту. Залежно від формату магазинів застосовуються різні схеми автоматизації. Інтеграція зі спеціалізованим рішенням, встановленим у магазинах Для управління продажами в роздрібній мережі рекомендується використовувати “Business automation software for trade management” у зв’язці з рішенням "Business automation software for retail" або одним із галузевих рішень на базі "Business automation software for retail". Така схема забезпечує: В офісі — максимальні можливості управління складами, управління взаємовідносинами з постачальниками, планування й аналіз продажів у різних розрізах, організації акцій підвищення лояльності покупців; У магазині — автономну роботу, не залежну від надійності каналу зв’язку з офісом, зручне, функціональне робоче місце касира. Продажі в магазині, автоматизованому за допомогою "Business automation software for trade management" Роздрібні операції можуть також виконуватися й безпосередньо в "Business automation software for trade management". В цьому випадку можна використовувати різне торгове обладнання та реєстратори розрахункових операцій (РРО): фіскальні реєстратори, сканери штрих-кодів, електронні ваги, термінали збору даних тощо. Під час оформлення роздрібних продажів касир використовує спеціалізоване робоче місце, яке дозволяє виконувати послідовно всі операції, що стосуються продажу товарів у торговому залі: відкриття касової зміни; оформлення чека; прийом оплати від покупця; закриття касової зміни; передача роздрібного виторгу до каси підприємства. Оплата чека може виконуватися готівкою або з використанням платіжних карт. У процесі оперативної роботи передбачена можливість оформлення повернень протягом касової зміни. Після закриття касової зміни формується документ "Звіт про роздрібні продажі". Інформація про всі пробиті чеки після закриття касової зміни зберігається в інформаційній базі у вигляді архівних чеків. Після закриття касової зміни, на підставі архівних чеків, можна оформити операцію повернення товарів роздрібному покупцю. Програма дозволяє не тільки проводити оплату платіжними картами (еквайрингові операції), але і відстежувати процес перерахування грошових коштів із банку. Автоматизовано процес завантаження даних про еквайрингові операції, реалізовані звіти для контролю проходження еквайрингових платежів. Продажі з використанням платіжних карток можуть проводитися також і в оптовій торгівлі. Продажі в неавтоматизованих (віддалених) точках Програма автоматизує роботу з віддаленими торговими точками, у яких не забезпечений доступ до інформаційної бази. Наприклад, це можуть бути невеликі магазини, торгові павільйони, ярмаркові місця тощо. У торговій точці реєстратори розрахункових операцій (РРО) використовуються тільки для реєстрації грошових сум, отриманих від покупців, що досить для дотримання поточних правил використання РРО в Україні. Передбачається, що в момент здійснення продажу, цей продаж не реєструється в програмі. За завершенням періоду торгова точка передає в касу торгового підприємства грошові кошти, отримані в результаті продажу товарів покупцям впродовж цього періоду. Якщо в торговельній точці ведеться детальний облік продажу товарів, то торговельна точка також повідомляє про кількість проданих товарів. Ця інформація реєструється за допомогою документа "Звіт про роздрібні продажі". У тому випадку, якщо в точці не ведеться детальний щоденний облік проданих товарів, торговельна точка проводить інвентаризацію й отримує дані про поточні залишки товарів. Відхилення, що виявлені інвентаризацією, будуть означати обсяги продажів за період часу після попередньої інвентаризації. Нестачі та надлишки товарів, що виявлені інвентаризацією й не пов’язані з продажами в неавтоматизованій торговій точці, можна зареєструвати в інформаційній базі відповідно документами "Списання нестач товарів" і "Оприбуткування надлишків товарів". Ці документи можуть бути сформовані в рамках проведення інвентаризаційної кампанії. У будь-який момент програма дозволяє проконтролювати правильність здачі роздрібного виторгу й порівняти обсяг роздрібного виторгу з отриманою від точки інформацією про продажі товарів. За допомогою різних звітів можна проводити порівняльний аналіз роздрібних продажів товарів у різних торговельних точках, аналізувати оптимальний запас товарів у них. У роздрібній торгівлі можна використовувати всі ті методи управління запасами для розрахунку оптимального запасу товарів, які застосовуються і для оптових продажів.

Ключовими цілями процесу управління запасами є: наявність запасів на складі в необхідній кількості; досягнення бажаного рівня обслуговування клієнтів; зниження потреби в обігових коштах; поліпшення показників обігу товарів; зниження витрат підприємства на закупівлю і зберігання товарів; усунення надлишкових запасів. Для повного досягнення вищевказаних цілей прикладне рішення дозволяє підтримувати запаси на складі, забезпечувати кількість товарів за поточними замовленнями на відвантаження й забезпечувати потреби за планами закупівель. Спрощене підтримання запасів на складі Спрощене підтримання запасів на складі пов’язане з виконанням завдань: контроль поточного залишку товарів на складі; визначення максимального й мінімального об’єму запасів; розрахунок середньоденного споживання товарів; визначення постачальника й умови роботи з ним; формування замовлень постачальникам на ту кількість товарів, яка необхідна для підтримки запасу. Спрощене підтримання запасів на складі здійснюється відповідно до параметрів: Мінімальний залишок — бажана кількість товарів, яка визначається терміном поставки; Максимальний залишок — бажана кількість товарів, що визначає рівень запасів і частоту завезення. Мінімальний і максимальний залишки можна задати вручну або розрахувати автоматично на підставі середньоденного споживання товарів. Підтримувати запаси на складі у разі вибору спрощеного варіанту управління запасами можна шляхом формування замовлень постачальникам. Максимальний і мінімальний залишки, а також фактичні залишки товарів на складах, враховуються під час розрахунку кількості товарів, яка рекомендується до замовлення в постачальника для підтримки запасу. Кількість товарів, яку необхідно замовити в постачальника, розраховується для всіх товарів. Одночасно системою видаються рекомендації до замовлення в постачальника тільки до тих товарів, рівень запасів яких на складі менше або дорівнює мінімальному залишку (прапорець “До замовлення“). Якщо залишок товару на складі менше або дорівнює мінімальному залишку, то буде запропоновано замовити товар для доведення залишку товару до рівня максимального залишку. Розрахована величина замовлення зменшується на ту кількість товарів, яку було замовлено раніше. Розширене підтримання запасів на складі Розширене підтримання запасів на складі пов’язане з виконанням завдань: контроль поточного залишку товарів на складі; визначення максимального й мінімального об’єму запасів; визначення способу й методу забезпечення потреб; вибір джерела забезпечення потреб; розрахунок середньоденного споживання товарів; визначення постачальника й умови роботи з ним; формування термінів та графіків поставки товарів (дата поставки, дата відвантаження); формування різних замовлень (замовлення постачальника, замовлення на збирання, замовлення на переміщення). У разі використання розширеного варіанту, підтримання запасів на складі здійснюється відповідно до параметрів забезпечення потреб: способи забезпечення потреб; методи забезпечення потреб; параметри підтримання запасу у відповідності з методами забезпечення потреб; терміни і графіки поставок. Для підтримання запасів на складі при розширеному варіанті забезпечувати потреби можна наступними способами: купівля в постачальника; переміщення з одного складу на інший; збирання/розбирання. Для визначення способів забезпечення потреб призначений інструмент прикладного рішення — “Способи забезпечення потреб”, використання якого дає підстави визначити правило формування замовлень. З урахуванням правила формування замовлень автоматично розраховуються дати поставки й дати відвантаження. Використання методів забезпечення потреб із метою підтримки запасів на складі дозволяє вирішити основне завдання — формувати потреби в замовленні товару в той момент, коли залишок товару на складі менше або дорівнює мінімальному залишку. Коли запас товарів знижується до мінімальної кількості система буде рекомендувати до замовлення кількість, необхідну для поповнення до максимального запасу. Для підтримки запасів на рівні незнижуваного залишку товарів на складі доступні різні методи забезпечення потреб і відповідні їм параметри підтримки запасів. Підтримання запасу (min-max) — дозволяє підтримувати рівень запасу відповідно до бажаного мінімальним або максимальним запасом. Інформація про мінімальний і максимальний запас вказується вручну. Мінімальний залишок вказується на термін покупки, а максимальний — на період, що забезпечується. Підтримання запасу (розрахунок за нормою) — дозволяє підтримувати запаси на складі відповідно до норми денного споживання товарів. Інформація про середньоденне споживання товарів враховується одночасно з розрахунком мінімального й максимального запасів. Підтримання запасу (розрахунок за статистикою) — дозволяє підтримувати запаси на складі відповідно до статистики продажів. Дані за статистикою продажів враховуються під час розрахунку середньоденного споживання товарів, максимального й мінімального запасів. Максимальний і мінімальний залишки, а також фактичні залишки товарів на складах, враховуються під час розрахунку кількості товарів, яка рекомендується системою до замовлення для підтримки запасу. Кількість товарів, яку необхідно замовити для підтримання запасу на складі, розраховується для всіх товарів. Водночас системою видаються рекомендації до замовлення тільки до тих товарів, рівень запасів яких на складі менше або дорівнює мінімальному залишку (прапорець “До замовлення” в робочому місці “Формування замовлень за потребами”). Забезпечення поточних замовлень на відвантаження Для забезпечення поточних замовлень на відвантаження передбачені сервіси автоматизації рутинних операцій: визначення способу забезпечення потреб; коригування графіків поставки; контроль кількості товарів, необхідних для забезпечення потреб; визначення джерела забезпечення потреб; контроль кількості товарів, які вже забезпечено на замовлення на відвантаження; вибір режиму забезпечення замовлень на відвантаження; формування різних замовлень. Поточні замовлення можна забезпечувати відповідно до параметрів забезпечення потреб: Метод забезпечення “Замовлення під замовлення”— дозволяє забезпечити тільки кількість, яка необхідна для закриття потреби за поточними замовленнями на відвантаження. Цей метод мінімізує потреби в оборотних коштах і низькою ймовірністю виникнення надлишкових запасів. Спосіб забезпечення потреб — дозволяє забезпечити потреби на замовлення різними способами (купівля в постачальника, переміщення з одного складу на інший, виробництво силами переробника, збирання). Забезпечення замовлень на відвантаження може здійснюватися в таких режимах: за рахунок запасів — під час розрахунку кількості товарів, яка необхідна для забезпечення замовлень на відвантаження, враховуються поточні залишки товарів на складі і всі очікувані надходження товарів (наприклад, очікувані надходження товарів для підтримання запасу); незалежно від підтримання запасів — під час розрахунку кількості товарів, яка необхідна для забезпечення запасів, не враховуються поточні залишки товарів на складі й очікувані надходження товарів. Забезпечення потреб за плановими закупівлями За наявності особливих вимог до термінів забезпечення потреб (наприклад, тривалий термін поставки) застосовується об’ємно-календарне планування. Об’ємно-календарне планування — передбачає забезпечення потреб шляхом формування замовлень постачальникам на підставі попередньо сформованих планів закупівель. Для забезпечення потреб за планами закупівель передбачене робоче місце “Формування замовлень постачальникам за планами”, використання якого дозволяє: проаналізувати потреби за планами закупівель та уточнити кількість товарів, необхідну до замовлення в постачальника; визначити склад і обсяг замовлення постачальнику; визначити постачальника, умови роботи з ним (угоду з постачальником) і склад, який потрібно забезпечити; сформувати замовлення постачальникам на ту кількість товарів, яка необхідна для забезпечення планів закупівель.

Для управління закупівлями передбачені різні можливості: підбір постачальників товарів; різноманітні умови закупівель; підтримка декількох схем прийому товарів від постачальника; різні варіанти формування замовлень постачальникам і контроль їхнього виконання; коригування й закриття замовлень постачальникам; моніторинг цін постачальників; оформлення поставки товарів; складання графіків поставок і графіків платежів; коригування надходжень і повернення постачальникам. Реєстрація інформації від постачальників Реєстрація отриманих від постачальника первинних документів (прибуткова накладна, прайс-листи тощо) здебільшого вимагає зазначення номенклатури. Можлива ситуація, коли найменування товарів у документах постачальника не збігається з найменуванням цих же товарів, зареєстрованих в інформаційній базі. Для вирішення цієї ситуації передбачена можливість зберігання інформації про відповідність номенклатури постачальника й тієї номенклатури, яка зареєстрована в інформаційній базі. прайс-листи постачальника реєструються в рамках угоди з постачальником; передбачена можливість реєструвати ціни у відповідності з різними умовами. За кожним постачальником можна зареєструвати діючі ціни (прайс-лист постачальника): Ціни постачальника будуть зареєстровані тільки для тих позицій, які зіставлені з номенклатурними позиціями інформаційної бази. Завантажити ціни постачальника можна з опублікованого на сайті прайс-листа постачальника, використовуючи зовнішню обробку. Також можна реєструвати ціни конкурентів. Умови закупівель Для реєстрації умов закупівель передбачений елемент прикладного рішення — “Угода про умови закупівель“, використання якого дозволяє: вказати постачальника; визначити умови оплати (порядок оплати, етапи оплати, використання договорів); вказати термін поставки товарів — використовується для розрахунку передбачуваної дати поставки; задати варіант приймання товарів (виписка фінансових документів і реєстрація приймання товарів на склад розділені); вказати склад поставки товарів від постачальника та ін. У рамках угоди з постачальником може бути оформлений договір із постачальником. Договір із постачальником формується на підставі даних угоди. Варіанти приймання товарів від постачальників Операція прийому товарів від постачальника може бути оформлена різними способами: оформлення разових поставок без оформлення угоди з постачальником і без контролю термінів поставки. Фактичний прийом товарів від постачальника здійснюється на підставі даних накладної; оформлення поставок за декількома документами. Накладна оформлюється за результатом фактичного прийому товарів від постачальника. Фактичний прийом товарів на склад здійснюється відповідно до угоди постачальника, якщо за ним оформлені замовлення або прибуткові накладні; оформлення поставок на регулярній основі відповідно до цін і умов поставки, які визначаються в угоді з постачальником і можуть бути уточнені в замовленні постачальнику. Фактичний прийом товарів на склад здійснюється відповідно до угоди постачальника. Документи поставки (замовлення, накладна) можуть бути оформлені після фактичного прийому товарів на склад. Оформлення замовлень постачальникам Для відображення попередньої домовленості про умови та терміни поставки товарів, які закуповуються в постачальника, порядок і терміни оплати передбачено використання замовлень постачальникам. “Замовлення постачальнику“ — інструмент, що дозволяє організувати процес закупівель і контролювати як виконання товарних зобов’язань постачальника, так і власних фінансових зобов’язань. Замовлення постачальникам можуть формуватися автоматично на підставі розрахунку потреб у забезпеченні товарами відповідно до параметрів забезпечення (терміном поставок товарів від постачальника, середньоденного споживання тощо). Також замовлення постачальнику може бути введено на підставі раніше оформлених замовлень покупців, угоди з клієнтом. Під час оформлення замовлення в рамках угоди автоматично заповнюються основні умови закупівель (валюта, вид ціни постачальника, параметри оплати, використання договорів та інші умови). Контроль оплати товарів за замовленнями постачальників проводиться відповідно до дати оплати, зазначеної в замовленні постачальнику. У замовленні можна вказати бажану дату надходження товарів. На основі аналізу передбачуваних дат поставки товарів можна скласти графік поставок товарів. Контроль виконання зобов’язань постачальником здійснюється за допомогою статусів і станів документа. Статуси для документа присвоюються вручну. Стан — інформація про замовлення, яка розраховується автоматично, з огляду на наявні в інформаційній базі дані (статус, оплата, наявність на складі тощо). Оформлення поставок товарів від постачальника При оформленні поставок товарів від постачальника можна відображати різні операції: Закупівля товарів у постачальника. Закупівля товарів через підзвітну особу. Прийом товарів на комісію. Закупівля імпортних товарів. Операції надходження товарів від постачальника реєструються документом “Надходження товарів і послуг“. Поставка товарів може бути оформлена в рамках замовлення постачальнику, декількох замовлень постачальникам, угоди або як окрема поставка товарів. Зареєструвати надходження товарів на склад можна за однією накладною відразу на кілька складів. Для цих цілей у табличній частині документів закупівлі доступна можливість вибору складів. Оплата на поставку товарів може здійснюватися в рамках договору, конкретного замовлення постачальнику, за конкретним документом надходження: передбачена можливість заліку авансу, перерахованого постачальнику; оплату можна переносити з одного замовлення постачальнику на інше. Якщо на складі використовується ордерна схема, товари, що надійшли, оприбутковуються на склад тільки після оформлення прибуткового ордера на товари. Є можливість у момент надходження товарів зафіксувати розбіжності між фактично прийнятим товаром і товаром, переліченим у первинних супровідних документах. Після фіксації розбіжностей, нестачі, що виникли, можна віднести на взаєморозрахунки зі сторонньою організацією або на інші витрати. Надлишки товарів, що утворилися, можна віднести на інші доходи.

Реалізовано детальний оперативний облік товарів на складах, забезпечується повний контроль запасів товарів на підприємстві. Прикладне рішення дозволяє: керувати залишками товарів у різних одиницях виміру на безлічі складів; вести окремий облік власних товарів, прийнятих і переданих на реалізацію товарів; деталізувати розташування товару на складі за місцями зберігання, що дозволяє оптимізувати збирання товарів на складі; враховувати серії товарів (серійні номери, терміни придатності тощо); задавати довільні характеристики товарів (колір, розмір, інші); враховувати податковий код (код УКТ ЗЕД, КВЕД, ознаку імпортного товару) і номер ВМД; оформляти операції збирання/розбирання товарів; резервувати товари. Організація складського господарства може бути різною, структура може бути як простою, так і досить ієрархічно складною. Склади або місця зберігання можуть бути як на території підприємства, так і розташовані віддалено. Відомості про складські запаси можуть вводитися в інформаційну систему з високим ступенем деталізації: до рівня характеристик товарів (колір, розмір, габарити…), до рівня серійних номерів і термінів придатності товарів. Для прискорення процесів надходження, відвантаження й інвентаризації товарів на складах можна використовувати різні види торгового обладнання: сканери штрих-кодів, термінали збору даних. У програмі реалізована схема ордерного складського обліку. Вона може незалежно включатися для операцій відвантаження й надходження. Складські ордери виписуються на підставі документів-розпоряджень, у якості яких можуть виступати замовлення або накладні. Ведеться облік отриманих, але невиконаних приписів. Технологія роботи складу може будуватися цілком "від електронних розпоряджень". У програмі реалізоване адресне зберігання товарів, тобто: ведення залишків товарів у розрізі місць зберігання (комірок, полиць, стелажів), й упаковок товарів. У разі адресного зберігання можливе як довідкове розміщення в комірках, коли вказується тільки у яких комірках товар у принципі може перебувати, так і контроль залишків за комірками, коли ведеться точний облік за кількістю товару в кожній комірці. У разі використання контролю залишків у складських комірках: система дозволяє керувати розкладкою товарів за місцями зберігання під час надходження, складання з місць зберігання, відвантаження, переміщення й розпакування товарів. Алгоритми, закладені в систему, автоматично підбирають оптимальні місця зберігання для розміщення товарів. Для товарів, які зберігаються і відвантажуються в упаковках різного розміру, — можливе автоматичне формування завдань на розпакування у разі виникнення дефіциту упаковок меншого розміру. У будь-який момент можна проконтролювати процес збирання товарів на складі відповідно до виданих "електронних" розпоряджень або процес розміщення товару, що надійшов. Система підтримує багатокроковий процес інвентаризації товарів, який включає формування розпоряджень на інвентаризацію, видачу розпоряджень на перерахування залишків у місцях зберігання, роздільне відображення надлишків і нестач в оперативному і фінансовому обліку. Надходження товарів Для відображення операцій надходження може використовуватися як спрощена схема документообігу, так і докладний облік із використанням ордерної схеми й адресного складу. Процес надходження товарів на адресний склад можна представити у вигляді такої схеми: Прийом товарів оформляється на підставі раніше оформлених розпоряджень: замовлення постачальнику, надходження товарів, повернення від клієнта. У якості розпорядження може також використовуватися угода з клієнтом. Оформляються прибуткові ордери, і товар надходить до зони приймання. У зоні приймання здійснюється перевірка прийнятого товару відповідно до розпорядження. За прибутковими ордерами формуються й роздруковуються завдання на розміщення. Товар розміщується на складі в потрібних комірках. Для підвищення ефективності роботи в програмі передбачено робоче місце з приймання товарів. Відвантаження товарів зі складу Розпорядженнями на відвантаження є документи реалізації. За ними автоматично формуються видаткові ордери. Якщо склад розділений на приміщення, то автоматично формуються видаткові ордери за кожним приміщенням, залежно від наявності товарів у приміщенні. За видатковими ордерами автоматично формуються завдання на відбір товарів. За необхідності можуть формуватися завдання на перепакування товарів. Товари переміщуються в зону відвантаження. Дані у видатковому ордері автоматично коригуються відповідно фактично зібраним товарам. Перевіряється правильність складу відібраних товарів за розпорядженням. Товари відвантажуються клієнту. Для підвищення ефективності роботи зі збирання товарів передбачено робоче місце комірника за відвантаженням товарів. Інвентаризація товарів На практиці процес інвентаризації на складі є тривалим, тому він оформляється в програмі в рамках наказу на інвентаризацію. У програмі передбачена можливість перераховувати товар у комірках без зупинки продажів. Комірки складу на момент перерахунку блокуються. Після перерахунку товарів реєструються надлишки, нестачі товарів. На підставі цих даних аналізується можливість заліку пересортиці товарів. Інший рух товарів У програмі передбачена обробка, яка дозволяє розподілити надлишки й нестачі за організаціями з урахуванням залишків конкретних організацій і сформувати документи списання та оприбуткування. У програмі реалізована функціональність з оформлення та виконання переміщень між складами, відпуск товарів на внутрішні потреби, операції збирання/розбирання. Дані про планові внутрішні переміщення використовуються під час розрахунку необхідних запасів товарів. Серійний облік товарів Програма дозволяє враховувати товари в розрізі серій і термінів придатності. Серії та терміни придатності є розрізом (аналітикою) складського обліку, можуть зазначатися в момент надходження і відвантаження товару. Товари із серіями та термінами придатності можуть брати участь у внутрішньому товарообігу організації. Для кожного виду номенклатури можна налаштувати свою політику обліку серій товарів. Для продуктів можна вести облік за термінами зберігання товарів. Наприклад, під час надходження товарів виду "Продукти" вказується термін зберігання. Під час відвантаження товарів із різними термінами придатності списуються автоматично товари відповідно зі встановленою політикою обліку серій за принципом FEFO. Програма буде пропонувати списувати щонайперше товари, у яких скоро закінчуються терміни придатності (first expire first out). Інформацію про товари з терміном придатності можна подивитися у відповідному звіті. Програма дозволяє організувати облік залишків серій товарів. Серією для різних товарів можуть виступати різні сутності: бобіни кабелю, рулони тканини, лінолеуму, виробничі партії фарби, серії мікросхем тощо. Наприклад: на склад надходить кабельна продукція. Для неї вказуються серійні номери бобін, на яких намотаний кабель, і кількість кабелю в метрах для кожної бобіни. Під час оформлення відвантаження менеджер, залежно від того, скільки метрів кабелю необхідно клієнту, визначає номери тих бобін, які можна відвантажити клієнтові. Також передбачено облік в розрізі конкретних серійних номерів товарів. Можна вказати серійні номери під час відвантаженні товарів клієнту. За допомогою звіту "Рух серій товарів" можна отримати інформацію про те, у який момент була зареєстрована серія (серійний номер, серія, термін придатності тощо) для конкретного товару, і коли було зроблене відвантаження даної серії (товару із серійним номером, певним терміном придатності, номером бобіни кабелю). Мобільне робоче місце працівника складу Комірники можуть працювати з програмою мобільно, за допомогою спеціалізованого терміналу збору даних та програмного модуля "Мобільне робоче місце комірника". Наявна підтримка основних розмірів екранів терміналів збору даних: 320х240, 240х320, і 320х320. Мобільне робоче місце працівника складу може використовуватися на складі (приміщенні) з адресним зберіганням товарів. Коли для працівника складу створюється завдання на відбір, розміщення товарів, перерахунок товарів — завдання з’являється в списку на екрані мобільного робочого місця. У процесі виконання завдання програма послідовно вказує, яку дію необхідно виконати — відсканувати номер комірки, відсканувати товар у комірці, відсканувати серію товару. У такий спосіб, забезпечується послідовне виконання всіх операцій. Є можливість налаштувати зручний для користувача порядок сканування. Для зручності роботи — управління пристроєм може проводитися не тільки за допомогою сенсорного екрану, але й гарячими клавішами, інформацію про які комірник весь час бачить на екрані. Також використовується кольорова індикація для наочності і прискорення роботи. Передбачена обробка помилкових ситуацій. Наприклад, ручне введення штрих-коду у випадку неможливості його сканування. Доставка товарів Програма дозволяє автоматизувати процес доставки товарів клієнтам, а також процес доставки товарів під час переміщення товарів між складськими приміщеннями. Доставка товарів може здійснюватися власним транспортом, або за допомогою зовнішньої транспортної компанії (перевізника). Усі завдання на перевезення формуються з урахуванням зони доставки, порядку об’їзду адрес доставки, а також з урахуванням вантажопідйомності транспортного засобу.

У прикладному рішенні ведеться облік ПДВ, акцизного податку з роздрібних продажів і Єдиного податку. Підсистема обліку ПДВ призначена для виписки податкових документів. Передбачено автоматичне нарахування податкових зобов’язань і кредиту. Підтримуються такі моменти нарахування податкових зобов’язань і кредиту: За 1-ою подією. По оплаті. По відвантаженню. Коли виписуються документи поставки товарів, робіт, послуг і інших активів у підсистемі обліку ПДВ реєструється номенклатурний склад поставки. Передбачена автоматизована виписка податкових накладних з урахуванням суми нарахованих податкових зобов’язань та номенклатурного складу поставок. Для ручного запуску автоматичного формування й перевірки виписаних податкових накладних реалізоване спеціальне робоче місце. Контролюється відповідність номенклатурного складу документів поставки й податкових накладних. У разі виявлення розбіжностей (оформлення документа продажу за раніше отриманим авансом, зміна раніше оформленого документа продажу) в автоматизованому режимі податкові накладні можуть бути змінені, або до них можуть бути виписані Додатки 2 (Розрахунки коригування). Можлива також ручна виписка податкових документів. Коли фіксуються документи надходження, реєструється й номенклатурний склад поставки. Передбачено спеціальне робоче місце для відповідального за реєстрацію вхідних податкових документів. Під час надходження вхідного документа фіксується інформація про нього в інформаційній базі. На підставі даних поставок автоматично заповнюється основна інформація про податковий документ, зокрема і його товарна частину в розрізі ставок ПДВ. Можливе автоматичне завантаження з FREDO Звіт. Для цілей виписки податкових документів передбачено врахування товарів у розрізі кодів УКТ ЗЕД. Опціонально можливий також облік імпортних товарів у розрізі номерів ВМД. Підсистема обліку Єдиного податку призначена для обліку доходів і витрат платника Єдиного податку. Доходи платника Єдиного податку, а також витрати платника Єдиного податку та ПДВ нараховуються під час реєстрації вхідних і вихідних платіжних документів (надходження і списання безготівкових та готівкових грошових коштів). Доходи і витрати класифікуються за статтями, які відповідають статтям Книги доходів (Книги доходів і витрат) платника Єдиного податку. Формуються Книга доходів, Книга доходів і витрат платника єдиного податку. Визначається список підакцизних товарів за статтями Декларації акцизного податку. Формується звіт "Роздрібні продажі підакцизних товарів", що містить інформацію для заповнення Декларації. Реалізована Інтеграція з модулем електронного документообігу FREDO ДокМен, підтримується вивантаження та завантаження рахунків на оплату й накладних.

Планування руху грошових коштів У програмі забезпечується можливість планування, реєстрації надходжень і виплат готівкових та безготівкових грошових коштів. Узагальнені дані про планування руху грошових коштів представляються у вигляді платіжного календаря. Надходження коштів планується з огляду на інформацію про плановану оплату замовлень клієнтів. Під час планування надходження коштів також враховуються інші надходження грошових коштів (наприклад, надання кредитів). Витрати грошових коштів плануються на підставі попередньо оформлених і затверджених заявок на витрачання грошових коштів. При плануванні може використовуватись контроль лімітів витрат коштів. Може здійснюватися контроль витрати коштів відповідно до раніше оформлених заявок на витрату коштів. Підтримується Еквайринг: програма забезпечує можливість обліку надходжень та повернень коштів, що надійшли за допомогою банківських пластикових карт різних платіжних систем. Визначення фінансового результату Облік собівартості ведеться в розрізі організацій, що дозволяє підвищити сумісність із бухгалтерським обліком. Є можливість обирати облікову політику обліку собівартості складських залишків у розрізі партій (документів надходження), а також списання партій товарів що вибувають за методом ФІФО. Підтримуються три методи розрахунку собівартості запасів: Середня за місяць. FIFO (зважена оцінка). FIFO (змінна оцінка). Підтримується облік собівартості товарів у розрізі податкових призначень товарів. Підтримується облік собівартості робіт. Роботи в програмі враховуються аналогічно товарам, але вони не зберігаються на складі, а числяться за підрозділом, який їх зробив або закупив. Облік фінансових результатів (прибутку, збитків) ведеться паралельно для підприємства в цілому, що дозволяє визначити фінансовий результат підприємства загалом, а також у розрізі напрямів діяльності підприємства. Склад напрямів може визначатися дуже гнучко, наприклад, напрями можуть відповідати точкам продажу (для роздрібних підприємств), асортименту (для дистриб’юторів), проектам тощо. Підтримується опис довільних правил розподілу собівартості і виторгу від продажів на напрями діяльності, що спираються на аналітику продажів. Реєстрацію та облік інших витрат здійснюють у розрізі статей витрат і об’єктів додаткової аналітики, що зумовлена статтею витрат. Налаштування додаткової аналітики може бути виконано в режимі користувача. Наприклад, додаткові витрати на закупівлю або продаж можуть ставитися на відповідне замовлення, витрати на зберігання — на склад і таке інше. Це дозволяє, з одного боку, детально аналізувати структуру витрат, з іншого боку, співвідносити витрати з виторгом за тим самим об’єктом аналітики. Інші витрати під час розподілу можуть бути включені в собівартість товарних запасів або, за налаштованими правилами, списані безпосередньо на напрями діяльності, вони можуть бути враховані як витрати минулих і майбутніх періодів. Фінансовий результат визначається шляхом співставлення витрат з отриманими доходами. У програмі реалізовано повний контур обліку фінансових результатів, який включає в себе такі ділянки: Облік виторгу й собівартості продажів. Облік інших доходів і витрат. Розподіл видатків на собівартість товарів. Розподіл доходів і витрат на напрями діяльності. Облік фінансових результатів. Аналіз доходів, витрат і фінансових результатів. Контроль і аналіз діяльності підприємства Звіт "Управлінський баланс" дає можливість контролю фінансового стану підприємства в розрізі аналітики - статей активів та пасивів загалом по підприємству та з аналітикою в розрізі організацій і підрозділів. Прикладне рішення дозволяє налаштувати "приладову панель" керівника, виводячи на неї різноманітні показники діяльності підприємства. Склад показників, алгоритми їхнього формування, форма подання можуть гнучко налаштовуватися. Облік кредитів і депозитів У програмі реалізований облік кредитів, депозитів і позик. Функціональність програми дозволяє: зберігати умови договорів позик, кредитів і депозитів; вести графіки фактичних оплат і нарахувань; планувати рухи грошових коштів за кредитами й депозитами в платіжному календарі; проводити план-фактний аналіз платежів.

Прикладні рішення "Business automation software for trade management" та "Business automation software for accounting. PROF" можна використовувати для роботи в спільному режимі. Одночасне використання двох прикладних рішень надає: Підвищення ефективності управління торговим підприємством. Консолідацію даних управлінського та бухгалтерського обліку. Наявність в інформаційній базі "Business automation software for trade management" всіх даних, необхідних для управління торговим підприємством. Наявність в інформаційній базі "Business automation software for accounting. PROF" всіх даних, необхідних для регламентованого обліку та складання звітності. Можливість роботи співробітників у звичному для себе середовищі: бухгалтери працюють у інформаційній базі "Business automation software for accounting. PROF"; менеджери працюють у інформаційній базі "Business automation software for trade management". Обмін даними між інформаційними базами прикладних рішень проводиться на рівні документів та довідкової інформації. Документи й довідкова інформація можуть створюватися в інформаційній базі програми "Business automation software for trade management" й мігрувати в інформаційну базу програми "Business automation software for accounting. PROF". Під час передачі документів із "Business automation software for trade management" в "Business automation software for accounting. PROF" не переноситься інформація, відображена тільки в оперативному обліку (наприклад, інформація про ордери на товари), але автоматично додається інформація, необхідна для правильного відображення документів у бухгалтерському та податковому обліку (рахунки обліку товарів, рахунки обліку розрахунків із контрагентами тощо). Можлива також і зворотна міграція документів і довідників. Наприклад, до інформаційної бази даних "Business automation software for accounting. PROF" вводиться інформація про платежі, і ця інформація мігрує в інформаційну базу даних "Business automation software for trade management". З "Business automation software for accounting. PROF" в "Business automation software for trade management" вивантажуються документи, пов’язані з операціями руху готівкових та безготівкових грошових коштів (прибутковий касовий ордер, видатковий касовий ордер, банківські документи та ін.), а також нормативно-довідкова інформація.