Основним способом відображення господарських операцій в обліку є введення документів конфігурації, що відповідають первинним бухгалтерським документам. Крім того, допускається безпосереднє введення окремих проводок. Для групового введення проводок можна використовувати типові операції - простий інструмент автоматизації, легко і швидко налаштовується користувачем.

За допомогою "BAS: Громадське харчування" можна вести бухгалтерський і податковий облік господарської діяльності декількох організацій. Облік по кожній організації можна вести в окремій інформаційній базі. У той же час можливе ведення бухгалтерського і податкового обліку декількох організацій в загальній інформаційній базі (причому в ролі окремих організацій можуть виступати індивідуальні підприємці). Ведення декількох юридичних осіб в одній інформаційній базі дозволяє використовувати загальні списки товарів, контрагентів (ділових партнерів), працівників, складів. Крім того, керівник може побачити підсумкові дані по всіх організаціях разом, наприклад загальну суму грошових коштів на всіх розрахункових рахунках або загальну суму продажів. Це, разом з механізмом розподілених інформаційних баз, дає можливість обміну інформацією з декількома дочірніми організаціями, з використанням загального списку клієнтів, ділових партнерів, договорів. Передбачена можливість обліку господарських операцій в іноземній валюті та умовних одиницях, облік додаткових витрат.

Багаторівневий довідник номенклатури, дозволяє зберігати структурований список страв, заготовок і продуктів. В порівнянні з "BAS: Бухгалтерією " розширено перелік видів номенклатури: страва, заготовка, матеріал, продукція, технологічний. Введено додаткові одиниці виміру.

Облік товарів, матеріалів і готової продукції реалізований згідно П(С)БО 9 "Запаси" і методичним роз'ясненнями щодо його застосування. Підтримуються наступні способи оцінки запасів при вибутті: по середній собівартості; за собівартістю перших за часом придбання матеріально-виробничих запасів (спосіб FIFO); за ціною продажу із застосуванням середнього відсотка націнки (для роздрібної торгівлі); за ідентифікованою собівартістю одиниці запасів. Для підтримки способів оцінки FIFO на рахунках обліку матеріально-виробничих запасів ведеться облік по партіях. Різні способи оцінки можуть застосовуватися незалежно для кожної організації. Підтримується облік додаткових витрат на придбання запасів, облік транспортно-заготівельних витрат. Для ведення одиниць виміру матеріально-виробничих запасів, до складу рішення включений затверджений класифікатор системи позначень одиниць вимірювання та обліку (КСПОВО) ДК 011-96.

По складах може вестись кількісний або кількісно-сумовий облік. У першому випадку оцінка товарів і матеріалів для цілей бухгалтерського і податкового обліку не залежить від того, з якого складу вони отримані. Складський облік може бути відключений, якщо в ньому немає необхідності. В програмі "Громадське харчування для України" реєструються дані інвентаризації, які автоматично звіряються з даними обліку. На підставі інвентаризації виконується виявлення надлишків і списання недостач. Для кожного складу може бути визначено матеріально відповідальну особу. Одночасно для одного складу може бути призначена одна відповідальна особа; історія призначення відповідальних осіб зберігається. Інвентаризацію запасів можна зробити як за складом, так і за матеріально відповідальною особою.

Для страви можна використовувати кілька рецептур з можливістю вибору потрібної в момент приготування. При цьому допускається використання схеми "Страва в страві". Кількість рівнів вкладеності не обмежена. Склад страви і технологія її приготування зберігаються в документі "Рецептура". Для цього документа передбачено друковані форми "Калькуляційна картка" і "Технологічна карта". Для інгредієнтів, що входять до складу страви, можна вказати список продуктів, що можуть їх замінювати (аналогів). Цей список використовується при нестачі початкового продукту і враховується при списанні продуктів і складанні калькуляційних карток. Приготування страв і списання продуктів оформлюються документом "Випуск продукції". За допомогою цього ж документа можна отримати звіти про брак інгредієнтів, необхідних для приготування вказаних страв. Програма підтримує дві схеми документообігу для виробництва страв: пряма схема і зворотна схема («від реалізації»). Схема «від реалізації» полягає в тому, що бухгалтер отримує від адміністратора ресторана чи загрузкою з фронт-офісної програми інформацію про продані страви, від цього система по рецептам розраховує списання напівфабрикатів і інгрідієнтів. Якщо є потреба - показує, що треба перемістити з інших комор, а що треба закупити для списання згідно рецептури. Всі документи вводяться один на основі іншого в зворотньому порядку.

У рішенні підтримується операція обробки (поділ). Наприклад, це можливо обробка м'ясної туші. Для обробки також передбачено рецептуру. Підтримується облік заготовок, облік виробничих витрат, сезонності.

У рішенні "BAS: Громадське харчування" розроблено особливий режим обліку продуктів, витрата яких в перерахунку на одну порцію надзвичайно мала. До числа таких продуктів можна віднести, наприклад, спеції, сіль, цукор. Щоб уникнути похибки округлення, при оформленні приготування страв ці продукти не списуються, а накопичуються в спеціальному регістрі Спеції. Ці продукти списуються в кінці звітного періоду документом Списання спецій.

Автоматизований облік операцій надходження і реалізації товарів і послуг. При продажу товарів виписуються рахунки на оплату, оформлюються накладні і податкові накладні. Всі операції по оптовій торгівлі враховуються в розрізі договорів з покупцями і постачальниками. Облік на роздрібних складах можна вести з використанням рахунку 285 "Торгова націнка". Також дані про продажі можуть бути завантажені з фронт-офісних систем. Може здійснюватися інвентаризація складу і роздрібних точок. Автоматизовано відображення повернень товарів від покупця і до постачальника. В рішенні "BAS: Громадське харчування" підтримується використання декількох типів цін, наприклад: "оптова", "дрібнооптова", "роздрібна", "закупівельна" тощо. Це спрощує відображення операцій надходження і реалізації.

Рахунки, на яких обліковуються товарно-матеріальні цінності, можуть бути співставлені видам номенклатури. Кожному виду номенклатури (товар, страва, матеріал) можна встановити свої рахунки обліку, що дозволить списувати у виробництво не тільки матеріали з 201-го рахунку, а й товари з 28-го рахунку.

Автоматизовано облік комісійної торгівлі як товарів, що прийняті на комісію (у комітента), так і переданих для подальшої реалізації (комісіонеру). Підтримується відображення операцій з передачі товарів на субкомісію. Під час формування звіту комітенту або реєстрації звіту комісіонера можна відразу провести розрахунок комісійної винагороди та відобразити її утримання.

Автоматизовано операції з обліку багатооборотної тари, що підлягає поверненню. Враховано специфіку оподаткування таких операцій та розрахунків з постачальниками і покупцями.

Реалізовано облік руху готівкових та безготівкових грошових коштів як в національній, так і в будь-якій іноземній валюті. Підтримується введення та друк платіжних доручень, прибуткових і видаткових касових ордерів. Автоматизовано операції розрахунків з постачальниками, покупцями та підзвітними особами, внесення готівки на розрахунковий рахунок та отримання готівки з розрахункового рахунку в касу, придбання та продажу іноземної валюти, виплати (перерахування) заробітної плати, перерахування податків і внесків із заробітної плати. Під час відображення платежів контрагентам є можливість автоматичного розбиття сум оплати на аванс та оплату погашення заборгованості. На підставі касових документів формується касова книга встановленого зразка.

Облік розрахунків з постачальниками і покупцями можна вести в гривнях та іноземній валюті. Курсова різниця за кожною операцією розраховується автоматично. Розрахунки з контрагентами можна вести за договором в цілому або із зазначенням окремих розрахункових документів. Спосіб ведення розрахунків визначається окремо для кожного договору.

Облік основних засобів, нематеріальних і малоцінних активів ведеться відповідно до П(С)БО 7 "Основні засоби", П(С)БО 8 "Нематеріальні активи", П(С)БО 9 "Запаси". Для основних засобів і нематеріальних активів автоматизовано облік операцій надходження, введення в експлуатацію, нарахування амортизації, модернізації, передачі, списання, інвентаризації. Існує можливість розподілення сум нарахованої амортизації за місяць між декількома рахунками або об'єктами аналітичного обліку. Для основних засобів, що використовуються сезонно, є можливість застосування графіків нарахування амортизації. Для малоцінних активів автоматизовано такі операції: надходження, передача в експлуатацію та списання з експлуатації.

Автоматизовано розрахунок собівартості продукції та послуг, що випускаються основним і допоміжним виробництвом, облік переробки давальницької сировини, а також облік продукції, випущеної стороннім переробником з переданої йому в переробку сировини. Протягом місяця облік виготовленої готової продукції ведеться за плановою собівартістю. В кінці місяця розраховується фактична собівартість виготовленої продукції та наданих послуг.

Для складних технологічних процесів, де є проміжні стадії з випуском напівфабрикатів, підтримується складський облік напівфабрикатів та автоматичний розрахунок їх собівартості.

Для непрямих витрат доступні такі бази розподілу: обсяг випуску, планова собівартість, оплата праці, матеріальні витрати, виторг, прямі витрати, окремі статті прямих витрат. Реалізована можливість розподілу непрямих витрат по номенклатурних групах продукції (послуг), згідно з П(С)БО 16 "Витрати". При списанні непрямих витрат можливе застосування різних методів розподілу по номенклатурних групах продукції (послуг). При цьому в якості бази розподілу можуть виступати: обсяг випущеної в поточному місяці продукції, наданих послуг у кількісному вираженні; планова собівартість випущеної в поточному місяці продукції, наданих послуг; сума витрат на оплату праці; сума відображених матеріальних витрат; сума всіх відображених прямих витрат; сума, відображена за окремими статтями прямих витрат (список статей користувач складає на свій розсуд).

В "BAS: Громадське харчування" ведеться облік руху персоналу, включно з обліком працівників за основним місцем роботи і за сумісництвом, при цьому внутрішнє сумісництво підтримується опціонально (тобто підтримку можна відключити, якщо на підприємстві це не прийнято). Забезпечується формування типових форм відповідно до українського законодавства. Автоматизовані: нарахування зарплати працівникам підприємства по окладу, інших нарахуваннях і утриманнях з можливістю вказати спосіб відображення в обліку окремо для кожного виду нарахування; ведення взаєморозрахунків з працівниками, включно з виплатою зарплати і перерахуванням зарплати на карткові рахунки працівників; депонування; вирахування регламентованих законодавством податків і внесків, оподатковуваною базою яких служить заробітна плата працівників організацій; формування відповідних звітів (по ПДФО, по ЄСВ та інші). При виконанні розрахунків враховується наявність на підприємстві: інвалідів; пенсіонерів; шахтарів; податкових нерезидентів.

У програмі підтримуються наступні схеми оподаткування: податок на прибуток і податок на додану вартість; податок на прибуток без податку на додану вартість; єдиний податок і податок на додану вартість; єдиний податок без податку на додану вартість; єдиний податок для ФОП.

Для ведення бухгалтерського та податкового обліку (по податку на прибуток) використовується один і той же план рахунків, одна і та ж класифікація активів, доходів і витрат. У конфігурації відповідно до вимог нової редакції розділу ІІІ ПКУ не ведеться податковий облік активів, доходів і витрат (за винятком необоротних активів). Використання запасів і капітальних інвестицій в оподатковуваних чи неоподатковуваних операціях, визначається веденням обліку в розрізі податкових призначень ПДВ. Податковий облік необоротних активів реалізований відповідно до національних стандартів бухгалтерського обліку. На рахунках обліку ведеться паралельний облік вартості необоротних активів і паралельне нарахування амортизації за даними бухгалтерського та податкового обліку. Податкова декларація з податку на прибуток формується за даними бухгалтерського обліку і у випадку ведення обліку різниць, об'єкт оподаткування коригується на різниці

"BAS: Громадське харчування" підтримує ведення спрощеної системи оподаткування, як для юридичних осіб, так і для фізичних осіб – підприємців (ФОП). Облік ведеться в розрізі статей декларації по єдиному податку. Книга обліку доходів неплатників ПДВ та Книга обліку доходів і витрат для підприємців – платників ПДВ заповнюється автоматично даними зареєстрованих господарських операцій. Також реалізовано можливість автозаповнення декларацій платників єдиного податку, як юридичних, так і фізичних осіб.

У прикладному рішенні підтримуються всі визначені законодавством ставки ПДВ. Серед інших і ставка 7%. Ведеться облік очікуваного і підтвердженого податкового кредиту та податкових зобов'язань. Визначення бази оподаткування виконується автоматично "на льоту" ("Простий облік ПДВ") або при закритті місяця ("Складний облік ПДВ"). "Громадське харчування для України" дозволяє формувати і реєструвати всі необхідні податкові документи, підтримує імпорт з системи "фРЕДО:Звіт" і зберігання в інформаційній базі податкових документів в форматі xml для забезпечення вимог електронного адміністрування ПДВ. У конфігурації реалізовані форми податкових документів, що дозволяють вказувати коди і найменування одиниць виміру номенклатури відповідно до українського Класифікатора системи позначень одиниць вимірювання та обліку. Облік цільового використання запасів та необоротних активів ведеться на бухгалтерському плані рахунків у розрізі податкових призначень, підтримується можливість зміни податкового призначення оприбуткованих запасів.

Автоматизовано регламентні операції, що виконуються в кінці місяця, зокрема переоцінка валюти, списання витрат майбутніх періодів, визначення фінансових результатів та інші. Для допомоги бухгалтеру у перевірці правильності внесених даних перед побудовою підсумкової звітності в прикладне рішення включено звіт "Технологічний аналіз бухгалтерського обліку" і набір звітів "Довідки-розрахунки", що відображають розрахунки, пов'язані з проведенням регламентних операцій по закриттю місяця: "Розподіл непрямих витрат", "Переоцінка валютних коштів" тощо.

"BAS: Громадське харчування" надає користувачеві набір стандартних звітів, які дозволяють аналізувати дані по залишках, оборотах рахунків і по проводках в самих різних розрізах. У їх числі оборотно-сальдова відомість, шахова відомість, головна книга, оборотно-сальдова відомість по рахунку, обороти рахунку (дозволяє формувати журнал ордер і відомість по рахунку), картка рахунку, аналіз рахунку, картка субконто, аналіз субконто, обороти між субконто, зведені проводки. При формуванні стандартних звітів доступне не тільки довільне групування за субконто (аналітичними розрізами плану рахунків), а також за реквізитами субконто та за періодами (день, тиждень, декада, місяць і т.д.). У стандартні бухгалтерські звіти можна вивести додаткову інформацію. Наприклад, про об'єкти основних засобів (інвентарний номер, матеріально-відповідальна особа, місцезнаходження тощо); про нематеріальні активи (спосіб нарахування амортизації з бухгалтерського обліку, строк корисного використання з бухгалтерського та податкового обліку); про контрагентів – фізичних осіб, підрозділи організації; про фізичних осіб (контактна інформація, громадянство, паспортні дані, відомості про інвалідності). Крім того, для деяких довідників і всіх документів можна додавати довільні реквізити в режимі користувача. Інформація в стандартних звітах може бути згрупована, відібрана або відсортована по цим додатковим реквізитам. По будь-якому бухгалтерському рахунку можна отримати дані також і у вигляді діаграми, наприклад, для аналізу залишків невикористаних матеріалів.

В прикладному рішенні передбачений широкий набір управлінських звітів. Серед них: калькуляції за період; контрольний розрахунок витрат продуктів; витрата спецій; товарний звіт; склад рецептур; витрата продуктів; аналіз випуску продукції; аналіз продажів; аналіз продажів і списань; відомість залишків продуктів; залишки ТМЦ; залишки і обороти ТМЦ; аналіз продажів. Реалізований необхідний перелік уніфікованої галузевої звітності, Форм ОП, ІНВ, Торг., зокрема: калькуляційна картка (ОП-1); забірний лист (ОП-6); контрольний розрахунок спецій (ОП-13); вимога до комори (2-ОПит); акт оброблення (7-ОПит); акт опрацювання; технологічна карта; техніко-технологічна карта; відомість обліку залишків продуктів (ОП-16); контрольний розрахунок витрат продуктів (ОП-17).

В "BAS: Громадське харчування" включено обов'язкові (регламентовані) звіти, призначені для подання у контролюючі державні органи, включно з формами бухгалтерської звітності, податковими деклараціями, звітами для органів статистики та державних фондів. Конфігурація містить дві підсистеми звітності: традиційна (звіти у складі конфігурації) та інтегрований сервіс електронної звітності "ФРЕДО:Звіт". В традиційній підсистемі регламентованої звітності для податкових звітів реалізовано експорт у формат, затверджений наказом ДФСУ (у файли з розширенням XML). Сервіс "ФРЕДО:Звіт" надає можливість безпосередньо з "BAS": сформувати регламентовану звітність в різні державні органи; перевірити заповнення (за допомогою вбудованих камеральних перевірок); зашифрувати і підписати електронним цифровим підписом; відправити звіти до контролюючих органів і отримати квитанції про доставку та обробку. зберегти на електронних носіях; отримувати розшифровки показників звітів "ФРЕДО:Звіт"; реєструвати податкові документи в Єдиному державному реєстрі податкових накладних; отримувати інформацію про зареєстровані в Єдиному державному реєстрі податкових накладних; обмінюватися податковими документами з контрагентами в електронному вигляді. Інтеграція "ФРЕДО:Звіт" з "BAS: Бухгалтерією" дозволяє передавати дані облікової системи без створення проміжних файлів експорту, а також отримувати розшифровки сум показників звітів електронного сервісу в програмі. Користувачі можуть самостійно вибрати варіант використання підсистеми регламентованої звітності — традиційна підсистема або сервіс "ФРЕДО:Звіт".

"Монітор бухгалтера" дозволяє оперативно і в зручній формі одержувати дані по залишках на розрахункових рахунках і в касі, про суми дебіторської та кредиторської заборгованості. "Експрес-перевірка ведення обліку" забезпечує аналіз даних на відповідність закладеній у програмі методології обліку та законодавству, допомагає виявити помилки у веденні обліку, підказує можливі причини виникнення помилок і дає рекомендації щодо їх виправлення. "BAS: Громадське харчування" також містить наступні сервісні можливості: робота з розподіленими інформаційними базами; завантаження номенклатури, її одиниць виміру, її аналогів і рецептур з "Рарус:Збірник рецептур"; повнотекстовий пошук даних — пошук довільного тексту по всіх об'єктах конфігурації (документах, довідниках і таке інше.). Пошук виконується з урахуванням морфології російської, української та англійської мов; завантаження курсу валют з Інтернету; підготовка листа у відділ технічної підтримки; вбудований поштовий клієнт; автоматична перевірка і встановлення оновлень "BAS: Громадське харчування" через Інтернет; можливість використовувати на вибір російську або українську мову інтерфейсу користувача; можливість вибрати варіант поставки з посібником користувача російською або українською мовою. Для забезпечення додаткових можливостей аналізу всіх наявних в інформаційній базі даних прикладне рішення містить універсальні звіти, що дозволяють вивести у вигляді таблиці зокрема наповнення будь-якого довідника і дані документів.